Obliczanie zaliczki z płatności dla podwykonawcy (Subcontractor)

Zgodnie z zasadami CIS, wykonawca (Contractor) jest zobowiązany obliczyć, potrącić i przekazać do urzędu skarbowego (HMRC), zaliczkę z każdej płatności – gotówką, czekiem lub przekazem bankowym – na rzecz podwykonawcy (Subcontractor).
Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to płatność gotówką, czekiem lub przekazem bankowym. Obowiązek naliczenia i potrącenia zaliczki dotyczy w jednakowym stopniu, płatności z góry jak i po wykonaniu zlecenia.
Zaliczka pobierana przez wykonawcę (Contractor), jest przeznaczona na zobowiązania podwykonawcy (Subcontractor) z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) i ubezpieczenia społecznego (NIC). Po zakończeniu każdego roku podatkowego, podwykonawca (Subcontractor) może rozliczyć zaliczki w ramach swojej deklaracji podatkowej (Tax Return).
W związku z powyższym, rozliczenia między wykonawcą (Contractor) i podwykonawcą (Subcontractor) w systemie CIS przebiegają według następującego schematu:

1. Wykonawca (Contractor) zawiera umowę pisemną lub ustną (Contract) z podwykonawcą (Subcontractor) na wykonanie konkretnej pracy (usługi). Umowa powinna mieć charakter porozumienia między dwoma niezależnymi przedsiębiorstwami. Jeżeli jedna umowa współpracy między wykonawcą (Contractor) i podwykonawcą (Subcontractor) obejmuje zarówno usługi, które podlegają, jak i nie podlegają zasadom CIS, wszystkie płatności na rzecz podwykonawcy (Subcontractor), muszą być rozliczane zgodnie z przepisami CIS.
2. Za wykonaną pracę podwykonawca (Subcontractor) wystawia wykonawcy (Contractor) rachunek, który stanowi podstawę rozliczeń między obydwoma przedsiębiorstwami.
3. Wykonawca (Contractor) zanim ureguluje należność, musi obliczyć wysokość zaliczki, którą jest zobowiązany potrącić z wartości faktury netto podwykonawcy (Subcontractor).
4. Wykonawca (Contractor) przekazuje do urzędu skarbowego (HMRC) zaliczkę, którą potrącił z płatności na rzecz podwykonawcy (Subcontractor).
5. Sumę faktury, która pozostała po potrąceniu zaliczki, wykonawca (Contractor) wypłaca podwykonawcy (Subcontractor).
6. Wykonawca (Contractor) jest zobowiązany sporządzić i przechowywać szczegółową dokumentację każdej płatności na rzecz podwykonawcy (Subcontractor) wraz z danymi o zaliczkach przekazanych do urzędu skarbowego (HMRC).
7. Dla urzędu skarbowego (HMMRC), wykonawca (Contractor) sporządza miesięczną deklarację CIS, w której musi wykazać wszystkie płatności na rzecz podwykonawców (Subcontractor) wraz z odpowiednimi potrąceniami zaliczek.
8. Wykonawca (Contractor) dostarcza podwykonawcy (Subcontractor) pisemne lub elektroniczne zaświadczenie o dokonanych potrąceniach z jego płatności.

Wykonawca (Contractor) oblicza wysokość zaliczki do potrącenia z płatności dla podwykonawcy (Subcontractor), na podstawie procentowej stawki, którą urząd skarbowy (HMRC) ustala dla podwykonawcy (Subcontractor). Informację o wysokości stawki zaliczki, wykonawca (Contractor) otrzymuje od urzędu skarbowego (HMRC), podczas weryfikacji danego podwykonawcy (Subcontractor).

Stawki zaliczek, które wykonawca (Contractor) potrąca z płatności dla podwykonawcy (Subcontractor), wynoszą:

• 20% sumy netto faktury, jeżeli podwykonawca (Subcontractor) jest zarejestrowany w systemie CIS urzędu skarbowego (HMRC)
• 30% sumy netto faktury, jeżeli podwykonawca (Subcontractor) nie jest zarejestrowany w systemie CIS urzędu skarbowego (HMRC)
• Jeżeli podwykonawca (Subcontractor) jest upoważniony do otrzymywania płatności bez potrąceń, wykonawca (Contractor) powinien przekazać całą należność podwykonawcy.

Podstawę obliczenia zaliczki z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) i ubezpieczeń społecznych (NIC) podwykonawcy (Subcontractor), stanowi kwota netto faktury podwykonawcy, pomniejszona o ewentualne koszty materiałów. Innymi słowy, podstawą do obliczenia zaliczki są jedynie koszty robocizny podwykonawcy (Subcontractor).
Tym samym wykonawca (Contractor) obliczając zaliczkę do potrącenia z płatności na rzecz podwykonawcy (Subcontractor), nie może uwzględniać następujących pozycji, jeżeli zostały wyszczególnione w rachunku podwykonawcy (Subcontractor):

• Podatku VAT, jeżeli podwykonawca (Subcontractor) jest podatnikiem VAT i wystawia faktury VAT.
• Kosztów materiałów, przy czym wykonawca (Contractor) ma prawo żądać od podwykonawcy (Subcontractor) bezpośrednich dowodów, dokumentujących koszty zakupu materiałów. Jeżeli podwykonawca (Subcontractor) nie jest w stanie przedstawić takich dowodów, wykonawca (Contractor) powinien oszacować koszt materiałów. Wykonawca (Contractor) zawsze powinien ocenić, czy koszty materiałów wykazane w rachunku podwykonawcy (Subcontractor), nie są zawyżone.
• Kosztów materiałów eksploatacyjnych
• Kosztów paliwa (nie dotyczy to kosztów paliwa na przejazdy z i do pracy)
• Kosztów wynajmu narzędzi, maszyn i infrastruktury fabrycznej
• Kosztów produkcji i prefabrykacji materiałów.

Wszystkie formalności związane z rozliczaniem podwykonawców (Subcontractor) można zlecić Capital Business Links Ltd pod numerem telefonu 0208 567 9944 lub adresem email.